Электронная подпись: что это простыми словами
Электронная подпись позволяет получать государственные услуги и заключать сделки, не выходя из дома. Это комбинация из специальных символов или паролей, которая прикрепляется к файлу.
Электронная подпись (ЭП) подтверждает, что электронный документ подписал определенный человек. Заверенный файл по юридической значимости равен бумажному бланку, подписанному от руки.
Что такое электронная подпись
ЭП выглядит как обычная флешка, ее можно подключить к компьютеру через USB разъем. Но на флешку вы можете записывать любые файлы, а информация на токене не подлежит перезаписи. Носитель содержит криптоключ для подписания электронных документов.
После использования ЭП к документу будет прикрепляться файл, где зашифрована информация о владельце подписи и дате заверения документа. Она показывает, кто подписал файл и вносились ли в него изменения после подписания. Проверка на изменения доступна с неквалифицированной и квалифицированной ЭП.
Когда срок действия криптоключа закончится, вы не сможете подписывать новые документы. Но подписанные ранее файлы останутся действительными. Срок действия поставленных подписей не ограничивается. Заверенный файл останется действительным спустя годы с даты подписания.
Где используется электронная подпись
Возможности ЭП зависят от ее разновидности и категории получателя. Чтобы использовать этот инструмент с максимальной пользой, следует получить квалифицированную ЭП. Она открывает много новых возможностей для бизнесменов и обычных граждан.
✍ Возможности для компаний
Предприниматели могут использовать ЭП для того, чтобы:
- Зарегистрировать онлайн-кассу по 54-ФЗ.
- Регулярно сдавать отчеты в контролирующие организации.
- Оформлять сделки с партнерами и контрагентами.
- Работать с маркированными товарами на сайте «Честный ЗНАК».
- Пользоваться услугами банка без личного присутствия.
- Дистанционно оформлять сделки с собственностью.
- Подавать документы и участвовать в тендерах.
- Получать патенты на интеллектуальную собственность.
- Заверять служебную документацию внутри компании.
- Заключать контракты с сотрудниками, работающими удаленно.
- Покупать имущество компаний-банкротов на торгах.
Оформление ЭП помогает отказаться от бумажного документооборота или значительно сократить его объем. Электронная подпись позволяет решать многие вопросы дистанционно, без посещения государственных организаций. Заключение сделок с партнерами будет занимать меньше времени. Для подписания договора не потребуется личная встреча. После оформления ЭП у предприятия появится возможность подавать заявки на электронные торги.
✍ Для обычных граждан
Оформить ЭП может любой гражданин РФ. Для этого не обязательно быть руководителем своего бизнеса или сотрудником на ответственной должности. ЭП позволяет экономить время и решать многие вопросы, не вставая из-за компьютера.
Какие действия может совершить гражданин с помощью ЭП:
- Пользоваться государственными услугами любого профиля.
- Подавать жалобы или заявления в суд.
- Пользоваться банковскими услугами.
- Записывать детей в школу или сад.
- Подавать документы на зачисление в вуз.
- Заверять доверенности без участия нотариуса.
- Подписывать договоры в статусе самозанятого.
- Заключить контракт с работодателем удаленно.
- Оформлять лицензии, патенты и разрешения.
- Регистрировать авторские права на творчество.
ЭП заменяет подпись от руки не только в перечисленных ситуациях. С ее помощью вы сможете утвердить расписку о долге, зафиксировать дату написания рассказа и заверить письмо в деловой переписке. ЭП пригодится в любой ситуации, когда вам нужно будет подтвердить, что текст файла составлен лично вами, и в бланк не вносились никакие изменения.
Отличия электронной подписи от подписи на бумаге
При электронном обмене документами ЭП полностью заменяет подпись на бумаге. Заверенные с ее помощью файлы приравниваются к бумажным документам, которые подписаны от руки. У ЭП есть несколько преимуществ по сравнению с обычной подписью.
Почему стоит оформить квалифицированную ЭП:
- Экономия времени. Вам больше не придется выходить из дома, чтобы подать заявление в государственное ведомство или подписать договор для заключения сделки.
- Безопасность. Электронную подпись невозможно подделать, в отличие от рукописной. Если вы будете хранить токен в надежном месте, никто не поставит ЭП без вашего ведома.
- Новые возможности. Можно работать с электронными торгами или маркировкой «Честный ЗНАК», только с помощью ЭП. В данных сферах не применяются подписи на бумаге, здесь применяется цифровизация.
В качестве ЭП используется файл, сгенерированный программой, которая называется СКЗИ или средство криптографической защиты информации. Если создатель заверяет файл ЭП, то система просканирует его и генерирует уникальное сочетание данных.
Информация шифруется с помощью закрытого ключа. Просмотреть данные позволяет сертификат открытого ключа. Он представляет собой документ, где прописано, кому принадлежит ЭП, какие у владельца есть права, и какое ведомство выдало сертификат.
Во время проверки ЭП программа расшифровывает записи и сравнивает их с текстом документа. Если данные совпадают, содержание файла не было исправлено. В этом случае подпись является действительной.
Виды электронных подписей
Юридические лица и граждане могут оформлять 3 класса ЭП. Классы отличаются по сложности оформления ключа, степени защиты информации и возможности применения. Рассмотрим, в чем заключаются главные отличия между категориями.
✍ Простая
Простая ЭП представляет собой комбинацию символов, по которым можно установить личность человека. Например, логин и пароль для доступа к аккаунту или коды из SMS для подтверждения оплаты.
С помощью простой ЭП можно выполнять ряд действий, не выходя из дома. Например, оформить заявление на выдачу нового паспорта или внести платеж по кредиту. Но простая ЭП не является полноценным аналогом обычной подписи из-за низкой степени защиты.
К уникальной комбинации символов легко может получить доступ другой человек. Например, при взломе компьютера или потере мобильного телефона. Поэтому возможности применения простой ЭП ограничены. В большинстве ситуаций она не представляет юридической значимости.
✍ Неквалифицированная
Неквалифицированная ЭП — криптографический ключ для шифрования данных. Он может быть записан на USB токен или сгенерирован на компьютере. Чтобы получить ЭП в физическом виде, вам понадобится обратиться в удостоверяющий центр. С виртуальной ЭП можно работать только в той программе, где она сгенерирована. Другой софт не будет ее распознавать.
✍ Квалифицированная
Усиленная квалифицированная ЭП создается с участием сертифицированных криптографических средств. Она записывается на физический носитель. Квалифицированную ЭП вы можете получить в удостоверяющем центре. Невозможно сгенерировать ее самостоятельно на компьютере.
Квалифицированная ЭП обладает максимальной степенью надежности. Нельзя подделать ее или получить к ней доступ, если владелец аккуратно хранит USB носитель и документы, полученные в удостоверяющем центре. Благодаря высокой степени надежности можно применять ее для любых целей.
При оформлении ЭП вы получите:
- USB токен с криптографическим ключом;
- лицензионную программу для работы с ЭП;
- инструкцию для пользователя;
- услуги технической поддержки.
Выдачу квалифицированных ЭП проводят удостоверяющие центры, у которых есть аккредитация в Минкомсвязи. У получателя есть возможность выбрать степень конфиденциальности. Защита данных сохраняется и после окончания времени действия полученного сертификата.
Является ли ЭП юридически значимой
Все виды ЭП в определенных ситуациях имеют юридическую силу. Но возможности применения зависят от категории. Во многих случаях юридически значимой будет только квалифицированная ЭП, а другие виды подписей не будут иметь силы. Рассмотрим, как применяются разные виды ЭП в бизнесе и в повседневной жизни.
✍ Простая
Простую ЭП запрещено использовать для участия в тендерах по 223-ФЗ и 44-ФЗ. Возможности подписания официальных документов ограничены. Простая ЭП чаще применяется физическими лицами. Она подходит для управления банковским счетом, а также для отправки заявлений в государственные органы.
Чтобы использовать простую ЭП в бизнесе для подписания договоров, сначала нужно заключить с контрагентами дополнительное соглашение. В тексте должны быть прописаны пункты о правилах определения лица, подписавшего договор, и конфиденциальности. Если соглашения нет или текст составлен неправильно, простая ЭП не имеет значимости.
✍ Неквалифицированная
Неквалифицированная ЭП применяется для того, чтобы подписывать бумаги внутри предприятия. В этом случае она является юридически значимой. Разрешено применять неквалифицированную ЭП для подписания договоров с контрагентами. Чтобы договоры имели юридическую силу, нужно составить дополнительное соглашение (как для простой ЭП). При наличии соглашения компания может работать на электронных площадках.
✍ Квалифицированная
Квалифицированная ЭП — лучший вариант для организаций, индивидуальных предпринимателей и самозанятых граждан. Владельцам ЭП открыты все доступные возможности, включая участие в электронных торгах и работу с маркировкой «Честный ЗНАК». Она является юридически значимой во всех ситуациях, где возможно ее применение.
Как пользоваться электронной подписью
Рассмотрим правила работы на примере квалифицированной ЭП. Для начала следует установить на компьютер программу: «КриптоПРО» или аналоги. Драйвер для установки входит в комплекты, которые выдают вместе с USB токеном. Для работы понадобится операционная система Windows или Mac OS и подключение к интернету.
Также понадобится установить на компьютер личный сертификат владельца и библиотеки для ЭП. В комплект входит подробная инструкция по установке программ и подготовке рабочего места. Вы также сможете обратиться в техническую поддержку организации, которая выдает сертификаты.
Чтобы поставить ЭП на документ, созданный в Microsoft Word, необходимо:
- Открыть раздел меню «Файл».
- Перейти в подраздел «Сведения».
- Активировать функцию «Защита документа».
- Далее выбрать функцию «Добавить цифровую подпись».
- Указать сертификат ЭП в предложенном списке.
- Подтвердить действие кнопкой «ОК».
В папке, где находится оригинальный документ, вы увидите новый файл с расширением doc.sig. Именно он и является электронной подписью, которая гарантирует подлинность бланка.
Аналогичным способом можно подписывать файлы Microsoft Excel и Microsoft PowerPoint. Разница заключается только в названии функции. В меню Excel кнопка подписана как «Защита книги», а в PowerPoint — «Защита презентации».
ЭП позволяет заверять даже файлы, которые хранятся на облачных серверах. В меню Google Disk есть кнопка «Дополнения» для перехода в каталог с плагинами. В каталоге есть расширения для активации ЭП. Аналогичная функция присутствует на Яндекс-диске и на Dropbox.
Как заказать ЭП для ведения бизнеса
Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут заказать ЭП:
- в удостоверяющем центре с аккредитацией;
- в многофункциональном центре;
- в отделении Федеральной налоговой службы.
Владелец бизнеса может выбрать удобное отделение для подачи заявления. Можно обращаться за этой услугой не в том регионе, где зарегистрирована компания. Адрес регистрации бизнесмена по паспорту также не имеет значения.
Удостоверяющие центры оказывают полный комплекс услуг. После обращения в УЦ вы получите USB токен с электронной подписью. Многие УЦ помогают дистанционно установить и настроить программное обеспечение. Если во время работы будут возникать сложности, можно обращаться в техподдержку, пока срок действия сертификата не закончится.
В отделениях ФНС бесплатно выдают сертификаты ЭП. Но поскольку сертификат представляет собой программу, нужно оплатить USB токен для записи. Лицензию на «КриптоПРО» или другую вспомогательную программу для работы также понадобится оплатить. После обращении в ФНС настройкой рабочего места вам придется заниматься самостоятельно.
Для оформления ЭП необходимо предоставить:
- Заявление, заполненное по образцу.
- Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП
- Копию устава юридического лица.
- Для ИП: паспорт и СНИЛС.
- Квитанцию об оплате счета.
Получить ЭП может уполномоченный представитель компании или ИП. В этой ситуации к пакету документов нужно приложить его паспорт и бланк доверенности на его имя.
При оформлении ЭП в первый раз вам придется забирать ее в отделении. Доставка с курьером будет недоступна. Но заполнить заявление на выдачу можно дистанционно через «Госуслуги».
Продлить время действия имеющегося сертификата можно без визита в офис. Оформить заявку на продление можно через сайт удостоверяющего центра. Эта возможность остается доступной, пока время действия ЭП не закончится.
Как оформить ЭП для гражданина
Получить ЭП для быстрого решения повседневных задач можно в удостоверяющем центре или в МФЦ. Вы можете найти ближайшее к вам отделение на карте через «Госуслуги». На сайте будет доступна запись на прием в определенное время.
Что необходимо предоставить для получения ЭП:
- Заявление, заполненное по образцу.
- Паспорт гражданина России.
- Свидетельство о получении ИНН.
- Карточку или номер СНИЛС.
У физических лиц есть возможность бесплатно оформить квалифицированную ЭП. Понадобится установить приложение «Госключ» на смартфон. Для бесплатного оформления используется подтвержденный профиль на «Госуслугах» и заграничный паспорт с биометрией.
Пользоваться ЭП можно на смартфоне с NFC. Оформленная ЭП подойдет для работы с проектом «Госуслуги» и другими площадками, которые сотрудничают с «Госключом».
Заключение
В наши дни сложилась очевидная тенденция на автоматизацию и цифровизацию бизнеса. Многие компании отказываются от бумажных документов в пользу электронного документооборота. Часть бюрократических процедур стала намного проще. Граждане получили возможность дистанционно подавать документы в государственные организации, пользоваться услугами банков и обращаться в суд.
В бумажных документах подтверждением личности человека является подпись от руки. Переход на электронный документооборот привел к созданию инструмента, который заменяет рукописную отметку. Электронная подпись подтверждает, что автором файла является определенный человек, документ составлен в указанное время, и позже в него не вносились изменения. Пользоваться ЭП можно для управления бизнесом и в обычной жизни. Это удобный инструмент, который позволяет тратить меньше времени на бюрократические процедуры.
Смотрите также статьи по теме